Подписание договоров по электронной почте

Дата подготовки материала: 12.03.2018

Подписание договоров по электронной почте

 

В настоящей статье мы рассмотрим:

 

1. Правовые конструкции, которые позволяют производить заключение договора по электронной почте;

2. Существующие требования к оформлению обмена договорами с помощью электронных средств коммуникации;

3. Слабые и сильные стороны различных текстовых конструкций;

4. Возможные спорные ситуации. Типовая аргументация. Наши рекомендации. Образцы для скачивания;

5. Наши предложения.

 

 

1. Правовые конструкции, позволяющие использовать электронную почту для обмена документами:

 

 ГК
  собака 
Обмен документами по email, точно исходящими от другой стороны   Простая электронная подпись (ПЭП) (не обязательно ЭЦП)
Гражданский Кодекс РФ ст. 434   N 63-ФЗ «Об электронной подписи»
103 203

 

2. Требования к оформлению обмена договорами с помощью электронной почты

2.1. Использование емайл для подписания документов через механизм ГК

Договор заключен по электронной почте будет иметь полную юридическую силу, если соблюдены требования закона. Они определены в  ст. 434 п.2, п,3 Гражданского Кодекса РФ и гласят, что документ должен передаваться  исключительно с использованием каналов связи, позволяющими достоверно установить, что он отправлен одной из сторон договора. Но существуют некоторые нюансы, рассмотрим их более детально.

Необходимо:

 

Действие Обоснование
1 Внедрить в основной договор положения о подписании документов через электронную почту Вод конструкции согласно п. 2 и 3 ст 434 ГК РФ1.1_ф3
2 Подписать договор в оригинале Отсутствие оригинала соглашения влечет последствия ч.1. ст. 162 ГК РФ1.2.

При отсутствии оригинала договора поставки, факты поставки можно доказать, например, накладными, то заключение соглашения о подписании документов через электронную почту доказать будет практически невозможно.

1.3_

3 Прописать все электронные адреса каждой из сторон в договорах

Это снимает проблему доказывания, что документ исходит от стороны. Иногда удобнее указать, что письма любых электронных адресов, имеющих домен @сайтстороны.ru считаются отправленными непосредственно от Стороны.

Если этого не сделать, то даже при наличии в договоре оговорки о том, что возможно подписание документов по электронной почте, не исключено поражение в суде с формулировкой «направлен истцом с неустановленного адреса электронной почты»

1.4

4 Прямо указать список лиц каждой из сторон, уполномоченных на подписание документов по электронной почте.

Прямое представление полномочий на осуществление взаимодействия по договору с правом внесения изменений, подписания необходимых документов, актов приемки и пр (в зависимости от предмета договора) будет содержать элементы 182 ГК РФ. Для этого надо:

  • Указать полномочия
  • Указать ФИО сотрудников.

Такое усиление стандартной конструкции необходимо, когда приемка работ/услуг происходит сотрудниками Стороны а не самим руководителем или же когда сотрудниками проводятся какие-то значимые действия для договора, например подача заявок и пр.

Такой вариант также можно рекомендовать, когда услуги оказываются в течение длительного периода времени и не имеют выраженного и очевидного итого результата (например обслуживание систем пожарной безопасности) и при отсутствии журнала производства работ имеются риски оспаривания Заказчиком объемов оказания услуг и так далее.

Несоблюдение этого правила может привести к поражению в суде

1.5

 

 

 

Требования к оформлению

2.2. Подписание документов по электронной почте через механизм Электронной подписи

Необходимо:

Действие  Обоснование
1 Внедрить в основной договор соответствующие положения или заключить отдельное соглашение об электронном взаимодействии Ввод конструкции согласно N 63-ФЗ «Об электронной подписи»

 

2 Подписать указанный договор в оригинале Отсутствие оригинала соглашения влечет последствия  ч.1. ст. 162 ГК

1.2.

При отсутствии оригинала договора поставки, факты поставки можно доказать, например, накладными, то заключение соглашения о подписании документов через электронную почту доказать будет практически невозможно.

3 Выполнить все условия по содержанию договора об электронном взаимодействии
  1. Определить понятие простой электронной подписи (ПЭП), указав в договоре, что простая ЭП содержится в самом тексте документа, составленном в электронном виде согласно пп.1. п.1 ст. 9 Закона.
  2. Определить, что электронный документ — этолюбое электронное письмо, направленное по каналам электронной связи, содержащее в теле письма текст или сканированное изображение документа.
  3. Установить правила идентификации лица, имеющего право подписывать электронный документ,указав, что все письма, поступающие от предварительно утвержденного списка электронных адресов и подписанные с помощью ключа, являются отправленными соответствующими уполномоченными лицами стороны согласно пп.2 п.1. ст. 9 Закона. Список уполномоченных лиц и список их адресов электронной почты должен быть содержать следующие элементы, установленные ст. 182 ГК РФ. Для этого надо:
  • Указать полномочия каждого из сотрудников
  • Указать ФИО сотрудников, имеющих право совершать те или иные действия
  1. Установить, что Стороны договора обязаны соблюдать конфиденциальность доступак ключам ЭП.
  2. Установить, что является ключом ЭП.

5.1. Можно закрепить за каждой стороной код, который будет указываться в сообщении и обозначающий, что документ подписан ЭП.

5.2. Можно указать, что ключом является отправка письма с определенного адреса электронной почты без использования дополнительного кода. Этот вариант может быть рекомендован только для случаев использования корпоративной почты. Указать, что Сторона будет обязана обеспечить ограниченный доступ к компьютерам, на которых имеется доступ к корпоративной электронной почте, только через логин и пароль, известный соответствующему сотруднику и что все действия, совершенные под учетной записью данного лица, являются действиями уполномоченного лица.

6. Установить порядок ЭП, например, через сличение кода, являющегося электронным ключом, либо сличением адреса отправителя с данными соглашения об электронном взаимодействии согласно п. 2. ст. 6 Закона

Конкретное решение зависит от задач Заказчика. В настоящее время можно подписывать документ, используя самые различные программные средства, даже текстовый редактор Word позволяет это сделать.

 

!vosklicatznak_2 Договор, подписываемый по электронной почте должен соответствовать и другим требованиям закона в части согласованности предмета, формы и так далее.

Однажды нам на экспертизу поступило сканированное изображение счета, в котором Истец требовал оплатить услуги по настройке программного обеспечения, без указания детализации работ и пр. Мы сделали вывод о том, что договор не заключен в связи с отсутствием согласованности предмета сделки. По этой же причине мы не станем рассматривать подобные примеры, такие как продажа квартиры с подписанием документов по емайл и прочие очевидные ситуации.

 

 

3. Слабые и сильные стороны различных конструкций

   Гражданский Кодекс   Простая электронная подпись
Формат высылаемого документа   Сканированное изображение документа, подписанного руководителем Текст в теле письма
Возможность использования личной  почты (не корпоративной)   ДА Осложнено.

Для использования личной почты, рекомендуется создавать код, который будет выступать в роли ключа электронной подписи. А для корпоративной электронной почты можно указать, что ключом является отправка письма с указанного адреса, так как владелец адреса осуществляет допуск к компьютеру, на котором используется данная электронная почта, только под логином и паролем, который известен только уполномоченному лицу.

Сложность внедрения Просто.

Путем внедрения необходимых пунктов в основной договор

Осложнено.

Рекомендуется составлять соглашение в отдельном документе, так как закон возлагает дополнительные обязательства по конфиденциальности ключа пп.2 ч.2. ст.9. N 63-ФЗ.

Также рекомендуется установить  необходимые внутренние документы  по информационной безопасности.

Резюме Система проста во внедрении, но может быть неудобно отправлять отсканированные экземпляры документов, если их много. Можно уверенно подписывать документы, отправляя их в текстовом виде, но в случае несоблюдения ряда требований, которые определяются законом, существует риск признание документов недействительными.

 

!vosklicatznak_2 Подписание документов через конструкцию ГК, судам более понятен и встречается чаще. НО, на наш взгляд, для усиления надежности стоит дополнительно вносить фразы о том, что стороны еще и достигли соглашения о подписания документов путем простой электронной подписи, так как, если даже оппоненту удастся доказать несоответствие требованиям N 63-ФЗ, то суд будет оценивать ситуацию с точки зрения 434 ГК РФ.

 

 

4. Спорные ситуации в суде. Типовая аргументация. Рекомендации

На практике юридическая сила договора по электронной почте зависит от того, получилось обеспечить в полной мере соответствие документов требованиям закона или нет. В результате чего, спор часто переходит в судебную плоскость.

4.1. Как доказать что документ исходит от стороны

Часто оппонент заявляет, что

  • Электронная почта, с которой было отправлено письмо, не принадлежит компании или уполномоченному сотруднику;
  • Письмо было отправлено иным лицом(неуполномоченным и/или неизвестным), которое завладело электронной почтой руководителя;

Позиция суда зависит от материалов конкретного дела. Но на указанную аргументацию можно возразить

  • Выдержкой из Постановления ВАС N 18002/12

между тем

  • Стоит сделать запрос (судебный или адвокатский) регистратору о принадлежности Домена, если использовалась корпоративная почта.
  • Стоит проверить кому принадлежит Товарный знак, если в почте он используется.
  • Можно сделать запрос в ПФР о том трудоустроен ли работник, отправивший письмо у Ответчика. (ПФР не отвечает на адвокатские запросы, запрос необходимо делать в рамках 78 АПК)

 

!vosklicatznak_2

В споре о подписании документов путем электронной подписи необходимо помнить о других средствах доказывания. Исследование судебной практики однозначно говорит о том, что использование аргументации, прямо не связной с конструкциями подписания документов по электронной почте, существенно усиливает позицию в суде:

4.2. Конклюдентные действия.

4.1_ф

В споре о подписании документов путем электронной подписи необходимо помнить о других средствах доказывания. Исследование судебной практики однозначно говорит о том, что использование аргументации, прямо не связной с конструкциями подписания документов по электронной почте, существенно усиливает позицию в суде:

4.2_Ф4

Например, если сторона отрицает подписание договора по электронной почте, но использует результаты работ, то это может говорить о выполнении работ.

Если даже сторонами не было достигнуто соглашение об обмене договорами по электронной почте, но лицо своими действиями подтвердило получение результатов работ, то такие работы должны быть оплачены

4.3

4.3. Акцепт оферты.

Если лицо оплатило счет-оферту, в котором было указано, что оплата данного счета является акцептом всех условий, изложенных в нем, если оферта счета содержит все существенные условия сделки, то можно сделать вывод об акцепте указанной оферты, даже если она была направлена с помощью емайл.

4.4

Формирование конкретной позиции по делу производится на основании деталей сложившейся ситуации, поэтому в рамках настоящей статьи сложно описать их все.

 

Типовое исковое заявление

Ниже приведен типовой пример текста для обоснования позиции в суде о том, что договор был подписан по электронной почте:

5

загрузка  Скачать  в ворде

 5. Наше предложение

Специалисты компании TESLA trial lawyers имеют опыт подготовки и экспертизы документов для организации подписания договоров по электронной почте.

Наличие в штате адвокатов, существенно повышает шансы на победу, ведь в такой категории споров часто требуется сбор дополнительных доказательств, которые сам суд неохотно истребует, например, сведения о принадлежности домена, с которого было отправлено письмо.

 

Мы сможем для Вас:

  • Внедрить в ваш документооборот удобные и безопасные конструкции  для подписания документов через email,  +провести необходимый инструктаж, разработать чек листы и сделать все необходимое.
  • Оценить перспективы спора и выработать основные направления защиты

 

Цена: от 15 000р.

Срок: от 3 дней.

Автор исследования: Роман Яковлев